Aide KompaCréer une note de terrain depuis WhatsApp
Prenez vos notes de terrain via WhatsApp et retrouvez-les dans Kompa.
Prérequis
- Avoir enregistré le numéro Kompa dans vos contacts WhatsApp : +33 7 69 89 38 55
- Être connecté à votre compte Kompa.pro (la liaison avec votre compte se fait lors du premier message)
Étapes
1. Démarrer la note
Ouvrez votre discussion WhatsApp avec Kompa et envoyez le message :
Débuter compte rendu
Kompa vous confirme que la session est ouverte et que vous pouvez commencer à noter.
2. Prendre vos notes à la volée
Envoyez autant de messages que vous voulez, dans l'ordre où les informations arrivent :
- 📝 Texte — observations, remarques, mesures, instructions
- 🎙️ Message vocal — dictez à la main libre pendant que vous travaillez
- 📷 Photo — état des lieux, défauts constatés, matériaux en place
Pas besoin de structure ni d'ordre particulier. Notez tout ce qui vous semble utile, comme vous le feriez sur un carnet.
Exemple sur un chantier :
"Fissure horizontale sur le mur pignon nord, environ 3m de long" [Photo du mur] [Vocal : "Il faudra prévoir un ragréage avant de peindre, je dirais 2 jours de boulot"] "Contact client : M. Renard a confirmé qu'il veut la même teinte que le salon"
3. Terminer la note
Quand vous avez fini, envoyez le message :
Terminer
Kompa confirme la clôture de la session et commence le traitement.
4. Retrouver la note dans Kompa.pro
Ouvrez Kompa.pro et accédez à la section Notes. Votre note y apparaît avec :
- La retranscription complète de tous vos messages (texte, vocal et légendes des photos)
- L'affectation automatique à un client et un chantier :
- Si le client ou le chantier existe déjà dans Kompa, il est reconnu et lié
- Sinon, Kompa en crée automatiquement un nouveau en extrayant depuis vos notes l'adresse, l'email et le téléphone mentionnés
- Les photos attachées et classées
Ce que vous pouvez faire ensuite
Une fois la note dans Kompa, plusieurs actions sont possibles :
| Action | Description |
|---|---|
| Éditer | Corriger ou compléter la note manuellement |
| Reformuler | Appliquer un template prédéfini pour obtenir un compte-rendu structuré, un rapport de visite, etc. |
| Convertir en devis | Générer un devis pré-rempli à partir des éléments de la note |
| Convertir en facture | Créer directement une facture si l'intervention est terminée |
Conseils & bonnes pratiques
- Mentionnez le nom du client ou l'adresse du chantier dès le début de la session — cela améliore la précision de l'affectation automatique.
- Le vocal marche très bien même dans un environnement bruyant. Parlez distinctement en approchant le téléphone.
- Pas de limite de messages dans une session : prenez le temps qu'il faut.
- Si vous oubliez d'envoyer "Terminer", la session se clôture automatiquement après 2 heures d'inactivité.
FAQ
Q : Puis-je avoir plusieurs sessions ouvertes en même temps ? R : Non, une seule session WhatsApp peut être active à la fois. Terminez la session en cours avant d'en démarrer une nouvelle.
Q : Que se passe-t-il si Kompa n'arrive pas à identifier le client ? R : Un nouveau client est créé avec les informations disponibles dans la note. Vous pouvez ensuite le fusionner manuellement avec un client existant depuis la fiche client.
Q : Les messages vocaux sont-ils retranscrits en français uniquement ? R : Non, Kompa retranscrit vos vocaux dans toutes les langues. Vous pouvez dicter en français, anglais, espagnol, arabe ou toute autre langue — la retranscription s'adapte automatiquement.
Q : La session WhatsApp est-elle sécurisée ? R : Les échanges transitent via l'API officielle WhatsApp Business et sont chiffrés de bout en bout. Vos données restent sur les serveurs Kompa.pro.