Aide KompaEnvoyer vos documents par email
Envoyez devis, factures et notes directement depuis Kompa via votre adresse Gmail ou Outlook professionnelle.
Kompa vous permet d'envoyer vos documents (devis, factures, notes) par email directement depuis l'application — sans passer par votre boîte mail.
Comment envoyer un document ?
Depuis un devis, une facture ou une note :
- Cliquez sur le bouton Envoyer (icône avion) en haut à droite du document
- Renseignez le destinataire — l'email du client est pré-rempli s'il est renseigné sur la fiche client
- Personnalisez l'objet et le message si besoin
- Le document PDF est automatiquement joint à l'email
- Cliquez sur "Envoyer"
Vous n'avez pas besoin de valider l'adresse email par Entrée avant d'envoyer : elle est prise en compte dès la saisie. Une adresse mal formée reste affichée avec un message d'erreur clair plutôt que de disparaître, et vous pouvez coller plusieurs adresses d'un coup — les doublons sont filtrés automatiquement.
Envoi depuis votre adresse email
Kompa envoie les emails depuis votre propre adresse professionnelle — Gmail ou Outlook (y compris Hotmail et Live). Votre client reçoit le document comme s'il venait directement de vous — pas d'une adresse inconnue.
La connexion se configure dans Paramètres → Emails. Une fois connectée, tous vos envois passent automatiquement par votre adresse.
Mode d'envoi : par membre ou centralisé
Dans Paramètres → Emails, le réglage « Mode d'envoi des emails » vous permet de choisir comment partent vos emails :
- Par membre (par défaut) — chaque membre connecte sa propre boîte email (Gmail ou Outlook). Ses devis et factures partent de son adresse personnelle et restent dans ses messages envoyés. La liste des membres indique qui est connecté et avec quelle adresse chacun envoie.
- Centralisé — tous les emails de l'entreprise partent d'une seule adresse partagée, connectée par un administrateur.
Sans boîte connectée (Gmail ou Outlook), les emails continuent de partir de l'adresse par défaut de l'entreprise, affichée sur la même page.
Seul un administrateur peut changer le mode d'envoi.
Envoyer depuis un alias
Si votre entreprise utilise une adresse générique (par exemple contact@monentreprise.com) configurée comme alias dans votre messagerie, vous pouvez l'utiliser comme adresse d'expédition dans Kompa.
Lors de la connexion de votre boîte mail, Kompa vous propose de renseigner l'adresse d'envoi. Vous pouvez :
- Utiliser votre adresse email (celle du compte connecté) — c'est le choix par défaut
- Utiliser un alias — saisissez l'adresse alias (ex :
contact@monentreprise.com)
L'alias doit être configuré au préalable dans votre messagerie. Pour Gmail : Paramètres Gmail → Comptes et importation → Envoyer des e-mails en tant que. Pour Outlook : configurez l'alias dans les paramètres de votre compte Microsoft. Si l'alias n'est pas configuré, les emails seront envoyés depuis l'adresse du compte connecté.
Pour modifier l'adresse d'envoi après la connexion, rendez-vous dans Paramètres → Emails.
Personnaliser la signature des emails
Dans Paramètres → Emails, la section « Signature des emails » permet de définir la signature ajoutée à tous les emails envoyés depuis Kompa (devis, factures, comptes rendus, bons de travail).
Vous pouvez :
- mettre en forme le texte : gras, italique, souligné, barré, listes, liens
- insérer des images (logo, bannière) — elles sont automatiquement redimensionnées pour garder les emails légers
- ajouter des variables automatiques via le bouton « Ajouter une variable » : nom de l'auteur de l'email, nom commercial de l'entreprise, téléphone de l'entreprise, téléphone de l'auteur. Chaque email affiche les coordonnées de celui qui l'envoie.
La signature s'enregistre automatiquement pendant la saisie. Elle apparaît dans l'aperçu avant envoi, exactement comme dans l'email reçu par le client.
Seul un administrateur peut modifier la signature. Les autres membres la voient en lecture seule. Si vous ne configurez rien, la signature par défaut (« Cordialement, » suivi du nom et de l'entreprise) est conservée.
Fournisseurs de messagerie supportés
Kompa prend en charge Gmail (Workspace et grand public) et Outlook (y compris Hotmail et Live). Les autres services de messagerie (Yahoo, etc.) seront progressivement ajoutés.
Suivi des envois
Chaque envoi est tracé dans l'historique du document. Vous retrouvez la date d'envoi, le destinataire et le statut directement sur la fiche du devis ou de la facture.
Conseils & bonnes pratiques
- Renseignez l'email sur la fiche client dès la création : il sera pré-rempli à chaque envoi, ce qui vous fait gagner du temps.
- Personnalisez le message pour les devis importants : un mot d'accompagnement fait toujours bonne impression.
- Vérifiez l'aperçu du PDF avant d'envoyer : cliquez sur "Aperçu" pour vous assurer que le document est complet et correct.
- La formule de politesse s'adapte automatiquement à la civilité renseignée sur la fiche client ("Cher Monsieur," / "Chère Madame,"...).
- Sur une facture déjà payée, un modèle "Facture acquittée" est proposé par défaut : il remercie le client pour son règlement et n'affiche pas les informations de paiement (IBAN, échéance...).